¿Qué es una agencia aduanal en México? funciones y obligaciones

¿Necesito una agencia aduanal para mi operación de comercio exterior? ¿Cuál es la diferencia entre un agente aduanal y una agencia aduanal?

Las agencias aduanales cuentan con expertos que pueden ayudar a facilitar tu operación y a que sea gestionada de la mejor manera posible. En este artículo te explicaremos qué es una agencia aduanal, cuáles son sus funciones y obligaciones, como obtener una autorización para poder operar como agencia aduanal, cuáles son las causas por las que se puede cancelar esta autorización y como es que cada agencia puede tener diferentes agentes aduanales.

Al final de este artículo conocerás la importancia que tiene esta figura en el mundo del comercio exterior y cómo pueden ayudar a mejorar y agilizar cada una de tus operaciones en tu cadena de suministro. Si estás considerando exportar o importar bienes a México, probablemente necesites contratar a una agencia aduanal para que pueda ayudarte a resolver los servicios dentro de las diferentes aduanas de México y sea tu aliado en el comercio exterior. 

¿Qué es una agencia aduanal?

De acuerdo con el artículo 167-D de la Ley Aduanera, las agencias aduanales son personas morales autorizadas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para realizar el despacho aduanero de las mercancías en los diferentes regímenes aduaneros. Sin embargo, para la creación de la misma se debe contar con una patente de agente aduanal habilitada.

Un agente aduanal es, a diferencia de las agencias, una persona física igualmente autorizada por el SAT pero mediante una patente aduanal que es la que le permitirá realizar el despacho de las mercancías en los diferentes regímenes aduaneros por las aduanas que le fueron autorizadas. 

Te compartimos una lista de las agencias aduanales autorizadas por el SAT hasta mayo 2022.

Principales funciones de una agencia aduanal

Algunas de las funciones que realizan son:

• Clasificación arancelaria de las mercancías
  

  Asegurarse de que los productos estén correctamente clasificados para que las contribuciones y regulaciones no arancelarias puedan determinarse de acuerdo a la ley.

• Llenado y validación del pedimento
  

  Toda la información que contienen tus documentos referentes a la mercancía, transporte y proveedor deben declararse en el pedimento, un documento difícil de entender, y validarlo antes de realizar el despacho de tu mercancía, para esto las agencias aduanales cuentan con gran experiencia.

• Cálculo y pago de las diferentes contribuciones de comercio exterior, como impuestos, derechos y aprovechamientos.
  

  Calcular las contribuciones requiere de experiencia y por ello serán estos profesionales quienes se encarguen de realizarlo, sin embargo, deben mantenerte al tanto de esto y por ello no está de más que conozcas cómo se calculan los impuestos para importar a México.

• Analizan las regulaciones y restricciones no arancelarias que debe cumplir tu producto y te apoyan con el cumplimiento de las mismas.
  

  Deberán encargarse de verificar que se cumplan las RRNA como normas de información comercial, normas de seguridad o certificación, el pago de cuotas compensatorias, permisos previos, entre otras.

• Trámites ante las diferentes dependencias gubernamentales relacionadas con el comercio exterior
  

  El trámite de algunos permisos previos que se requieren son una actividad específica de las agencias aduanales, ya que únicamente ellos tienen los permisos y sobre todo los conocimientos para realizarlo.

• Revisión ocular de tu mercancía una vez arribada a la aduana correspondiente
  

  Una vez que tu mercancía llega a una de las aduanas mexicanas debe ser revisada físicamente para corroborar que coincide con la documentación, esta actividad también es específica de las agencias aduanales, ellos cuentan con los permisos necesarios para realizarlo.

• Coordinar la logística que requiere el despacho aduanero de tu producto.
  

  En todo momento estarán al tanto de tu operación y se encargarán de dar seguimiento a cada uno de los pasos de este proceso, además de que deberán proporcionarte un estatus constante para mayor tranquilidad tuya.

• Asesorarte en cuanto a leyes y tratados de libre comercio para que conozcas los beneficios que puedes obtener.
  

  Proporcionar asesoramiento personalizado a todos los clientes con necesidades legales específicas, específicamente hablando de temas de importación y exportación. Un buen agente aduanal prestará la debida atención a sus necesidades particulares y contribuirá al éxito de tu negocio.

• Garantizar que la documentación que ampara tu mercancía sea la correcta.
  

  Realizan una revisión detallada de cada uno de los documentos necesarios para tu importación para verificar que todos coinciden, entre ellos están la factura, lista de empaque, conocimiento de embarque, ficha técnica, certificados de origen, permisos previos, entre otros.

• Ofrecer otros servicios
  

  Algunas agencias aduanales cuentan con variedad de servicios como paletizado, etiquetado, almacenes, servicios de fletes, entre otros.

Obligaciones de una agencia aduanal

Ya vimos qué hace una agencia aduanal, pero ¿qué obligaciones tiene? Y, sobre todo, ¿por qué deberías contar con una? Pareciera que su trabajo es simplemente ayudar al despacho de las mercancías, pero esto no es de ninguna manera una tarea simple.

De acuerdo con el artículo 167-H de la Ley Aduanera, las agencias aduanales están obligadas a:

• Actuar siempre con ese carácter en trámites o gestiones aduanales y no transmitir bajo cualquier título, el uso o goce de la autorización, ni permitir el uso de la misma o de los derechos otorgados por un tercero para obtener un lucro.
• Manifestar en el pedimento que corresponda el número de autorización de la agencia aduanal y el número de la patente del agente aduanal que intervenga en la operación aduanera.
• Formar un expediente electrónico de cada uno de los pedimentos o documentos aduaneros que correspondan con la información transmitida y presentada en mensaje o documento electrónico como parte de sus anexos.
  Estos expedientes deberán contener el pedimento, así como sus anexos y acuses y deberá conservarse como parte de la contabilidad por los plazos que establece el Código Fiscal de la Federación. Además, deberán otorgar estos expedientes a los clientes correspondientes a cada operación sin cargo adicional.
• Aceptar las visitas que ordenen y practiquen las autoridades aduaneras para comprobar el cumplimiento de sus obligaciones.
• Cumplir con las disposiciones que regulan y gravan la entrada y salida de mercancías del territorio nacional en los términos que establece la Ley.
• Contar y mantener en funcionamiento, los mecanismos y las prácticas corporativas para el eficiente desarrollo de las actividades de sus órganos de administración y vigilancia.
• Cumplir con los demás requisitos que se establezcan en las demás disposiciones jurídicas aplicables.

Importancia de una agencia aduanal

Contratar los servicios de una agencia aduanal le brinda muchas ventajas a tu negocio, fundamentalmente por el respaldo jurídico que tendrás durante todo el proceso de importación y/o exportación.

Por otro lado, también tendrás la certeza de que el envío de mercancía se hará en tiempo y forma.

Por ejemplo, cuando son ejecutadas grandes transacciones en el extranjero, estos profesionales tienen un rol protagónico, puesto que son los encargados de que se cumplan todas las formalidades y exigencias legales para que las mercancías sean sometidas a un control aduanero.

Lo más interesante de todo es que puedes encontrar agencias aduanales en todas las aduanas del país. Las más importantes son Manzanillo, Ciudad de México y Nuevo Laredo

Requisitos para obtener la autorización de agencia aduanal

De acuerdo con el artículo 167-D de la Ley Aduanera, para obtener una autorización de agencia aduanal se debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar constituida como sociedad civil, conforme a las leyes mexicanas y con cláusula de exclusión de extranjeros.
• Declarar que el valor de su activo fijo registrado en su contabilidad sea permanentemente superior a $598,200.00 pesos.
• Señalar en su acta constitutiva como objeto social la prestación de los servicios del despacho aduanero de mercancías en los diferentes regímenes aduaneros.
• Estar conformada por ciudadanos mexicanos y, por lo menos, por un agente aduanal con patente activa o habilitada.
• Incluir en sus estatutos sociales mecanismos encaminados a establecer mejores prácticas corporativas que contribuyan a un eficiente funcionamiento de sus órganos de administración y vigilancia. Debiendo cumplir con lo siguiente:
• Vigilar la operación de la sociedad para asegurar el debido cumplimiento de la normatividad aplicable.
• Mantener los procesos que permitan contar con una debida transparencia en la administración mediante el manejo responsable de la información financiera y la comunicación entre los socios.
• Emitir un código de ética que deban observar los integrantes de la sociedad.
• Tener un procedimiento que contribuya a la continuidad de la sociedad y los servicios prestados ante el retiro voluntario, incapacidad permanente, fallecimiento, renuncia o cualquier separación de alguno de los socios.
• Asegurar que el modelo de gobierno de la sociedad contribuya al adecuado y cabal cumplimiento de su objeto social.
• Contar con solvencia económica, capacidad técnica y administrativa para prestar los servicios de despacho aduanero de mercancías.
• Estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
• Contar con los medios de cómputo y transmisión de datos enlazados con el sistema electrónico aduanero del SAT y llevar un registro simultáneo de las operaciones
• Cumplir con los demás requisitos y condiciones que el SAT establezca mediante reglas.

Además, los socios de la agencia aduanal deberán cumplir con lo siguiente

• Ser ciudadanos mexicanos
• Contar con solvencia económica
• Encontrarse al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales

Requisitos para que la agencia aduanal pueda operar

• Mantener la oficina principal de su negocio dentro del territorio nacional, así como dar aviso de la apertura y cierre de sus sucursales en términos del CFF

• Manifestar a las autoridades aduaneras el domicilio de su oficina para oír y recibir notificaciones en la circunscripción de las aduanas en las que ejerza la autorización de agencia aduanal y también deberá proporcionarse esta información de sus mandatarios aduanales. Asimismo, deberá dar aviso a las autoridades aduaneras del cambio de domicilio o de la dirección de correo electrónico, aún en el caso de suspensión voluntaria de actividades.

• Dar a conocer a la aduana en que actúe, los nombres de los empleados o dependientes autorizados para auxiliarla en los trámites de despacho aduanal, así como los nombres de los mandatarios aduanales que la representen.

• Realizar los actos que le correspondan conforme a la Ley para el despacho aduanero, empleando el sistema electrónico aduanero y la firma electrónica avanzada o el sello digital que le asigne el SAT.

• Contar con el equipo necesario para promover el despacho electrónico, conforme a las reglas que emita el SAT y utilizarlo en las actividades propias de su objeto social.

• Ocuparse de aquellas operaciones de importación y exportación cuyo valor no rebase al que mediante reglas determine el SAT, en cada una de las aduanas en las que opere.

• Utilizar los candados oficiales o electrónicos en los vehículos y contenedores que transporten las mercancías cuyo despacho aduanero promueva.

• Cumplir el encargo que se le hubiere conferido, por lo que no podrá transferirlo ni endosar documentos que estén a su nombre, sin la autorización expresa y por escrito de quien lo otorgó.

• Dar aviso a las autoridades aduaneras en un plazo no mayor a 10 días contados a partir de que ocurra el hecho, cuando alguno de los agentes aduanales que la integran tengan parentesco por consanguinidad en línea recta sin limitación de grado y colateral hasta cuarto grado, o por afinidad, con el administrador o alguno de los subadministradores de cualquiera de las aduanas en las que opera.

En este caso, el agente aduanal que tenga el parentesco referido, se abstendrá de intervenir en las operaciones que la agencia aduanal despache en las aduanas respectivas, desde que ocurra el hecho.

• Informar a las autoridades aduaneras en un plazo no mayor a 10 días posteriores a que se realice formalmente el acto, la incorporación y desincorporación de socios de la agencia.

¿Cómo incorporar un agente aduanal a la agencia?

Es un trámite sencillo y de acuerdo a la regla 1.12.2 de las Reglas Generales de Comercio Exterior 2023 el agente aduanal deberá entregar ante la Oficialía de Partes de la Dirección General Jurídica de Aduanas lo siguiente:

• En escrito libre deberá manifestar:
• Número de patente del agente aduanal que se incorpora a la agencia aduanal
• En su caso, número de autorización para actuar en aduanas adicionales a la de su adscripción
• Número de autorización de la agencia aduanal autorizada.
• Las aduanas en las que prestará los servicios
• Documentación con la que se acredite que la persona que suscribe la solicitud, cuenta con facultades para actos de administración.
• Copia simple del acta constitutiva de la sociedad civil autorizada como agencia aduanal, en la que se identifique la incorporación del agente aduanal.
• Listado con el nombre completo, RFC, CURP y dirección de correo electrónico de los mandatarios aduanales, empleados o dependientes autorizados del agente aduanal que se incorpora a la agencia aduanal
• El agente aduanal que se incorpora a la agencia aduanal debe contar con poder para actos de administración otorgados por la agencia aduanal.
• El administrador o la persona o personas que tengan conferida la dirección general, la gerencia o la administración de la persona moral, cualquiera que sea el nombre con el que se les designe, así como el apoderado legal de la misma, deberán manifestar bajo protesta de decir verdad que cuentan con solvencia económica.

Causales de cancelación de la agencia aduanal

• Deje de cumplir con alguno de los requisitos exigidos para obtener la autorización de la agencia aduanal.
• Incumpla con alguna de las obligaciones inherentes al ejercicio de la autorización de la agencia aduanal, o bien, no se mantengan los medios de control correspondientes.
• Deje de ejercer la autorización de la agencia aduanal por más de seis meses, salvo que dicha suspensión haya sido autorizada por la autoridad.
• Se cancele o extinga la patente del agente aduanal que integra la agencia aduanal. En caso de que la integren varios agentes, sólo procederá cuando las patentes de todos se encuentren canceladas o extinguidas.
• Cuando la agencia aduanal cuenta con créditos fiscales firmes y la autoridad competente declare insolvencia para su cobro o la no localización de la agencia.
• No esté al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

Para las causales anteriores deberá tomarse en cuenta lo siguiente:

• Tratándose de las fracciones I y II, se cancelará la autorización si la irregularidad detectada no es solventada dentro de un plazo no mayor a treinta días, contado a partir del día siguiente a aquel en el que se haya iniciado el respectivo procedimiento.
• Tratándose de la fracción VI, se cancelará la autorización si la irregularidad detectada no es solventada dentro del plazo de sesenta días, contado a partir del día siguiente a aquel en el que se haya iniciado el respectivo procedimiento.
• Una vez cancelada la autorización de la agencia aduanal, no se podrá utilizar para el despacho aduanero de las mercancías.

¿Por qué usar una agencia aduanal para realizar importaciones y exportaciones?

Cada negocio tiene necesidades diferentes, pero si hay algo en lo que coinciden, es en la necesidad de evitar sanciones, pérdida de tiempo y dinero por negligencias.

Justo por esta razón es indispensable considerar una agencia aduanal para cualquier empresa que quiera evitarse problemas potenciales.

A continuación, te daremos 9 motivos por los cuales contar con los servicios de una agencia aduanal es indispensable:

1. Conocimiento en requisitos regulatorios complejos
   

   Algunas empresas no poseen el personal especialista en la materia y con la habilidad de entender las disposiciones jurídicas que rigen el ingreso de mercancías al territorio nacional. Sin duda, es un trabajo de tiempo completo mantenerse al día con la compleja legislación aduanera mexicana.

   Evidentemente, este es un negocio complejo y los agentes aduanales son la clave para que puedas transitar el proceso de manera segura. Ellos tienen el conocimiento, la experiencia, las redes y las asociaciones para ayudarte a cumplir con tus obligaciones legales al exportar o importar bienes a México.

2. Habilidades para facilitar el proceso de despacho aduanero

   Los agentes de aduanas se aseguran de que tus envíos crucen la frontera y lleguen a su destino de forma segura. Tienen los conocimientos para facilitar todo el proceso de despacho de aduanas.

3. Reducción de los retrasos en el despacho de mercancías

   El proceso de despacho de aduanas puede llevar tiempo, especialmente con tantas partes interesadas y regulaciones involucradas. Aquí es donde los agentes de aduanas pueden ayudar, utilizando sus amplias redes y su conocimiento del proceso de despacho para abordar los problemas y mantener el proceso en movimiento.

   Estos expertos pueden identificar problemas potenciales antes de que se conviertan en un inconveniente, sugerir soluciones compatibles y allanar el camino para garantizar que tus productos se despachan en el menor tiempo posible.

4. Ahorro de costos innecesarios

   Lo que hace una agencia aduanal no solo es una gestión legal, de transporte y administrativa, estos servicios también se ocupan en mejorar las finanzas de la empresa, ya que te ayudan a evitar costos innecesarios que pueden surgir de las regulaciones en las transacciones transfronterizas.

   Como expertos en los requisitos para cada tipo de mercancía, los agentes aduanales pueden ayudarte a evitar costosas demoras, multas, embargo de la mercancía y otras sanciones.

5. Verificación de las declaraciones

   Otra cosa a tener en cuenta es que las organizaciones que buscan comerciar internacionalmente son legalmente responsables de todas las declaraciones de aduana preparadas en su nombre.

   Como las declaraciones defectuosas pueden dar lugar a auditorías, multas e incluso sanciones para tu negocio, asegurarte de que un agente aduanal autorizado verifique tus declaraciones es una buena forma de evitar problemas legales.

6. Papeleo conveniente

   Hay que dejar algo en claro: los cuerpos normativos exigen un agente aduanal. Estos son indispensables para mantener tus operaciones activas.

   Uno de los puntos fuertes es que las agencias aduanales ya conocen todo el papeleo y saben cómo y a dónde ir. Por otro lado, su conocimiento en la materia prevé que ocurran errores que repercuten fuertemente en la economía de la empresa.

7. Reducción del riesgo de incumplimiento

   Cada mercancía recibe una clasificación arancelaria y se dividen en grandes grupos y subgrupos para permitir una correcta y fácil identificación a efectos del cobro de derechos de aduana.

   En este sentido, el proceso de despacho de aduana presenta algunos riesgos como incurrir en un proceso administrativo en materia aduanera o PAMA para aquellos que no están familiarizados con el funcionamiento del sistema, la causa más común es el incumplimiento de alguna regulación o restricción no arancelaria.

   Cualquiera que sea el tamaño de los envíos, los exportadores e importadores tienen la obligación legal de presentar declaraciones precisas y pagar la cantidad correcta de aranceles e impuestos. Hay fuertes multas y sanciones por incumplimiento, por lo que es vital contratar a un agente de aduanas.

   De esta forma, no te arriesgas a pagar altas tarifas, que tu carga sea retenida o al posible embargo de tus bienes.

1. Fácil despacho de envíos

   Algunas mercancías requieren formas y formatos específicos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria y otros organismos federales como, por ejemplo, para temas de salud, la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios (COFEPRIS).

   Estas mercancías se retienen en la aduana hasta que se cumplan los trámites y requisitos necesarios para el envío.

   En este caso, también es ventajoso contratar los servicios de un agente aduanero, gracias a su amplio conocimiento de las leyes aplicables, reglamentos, tratados y protocolos que son requeridos para el despacho de envíos.

2. Cálculo correcto de las contribuciones de comercio exterior

   Los agentes de aduanas juegan un papel importante en el cálculo de las contribuciones de comercio exterior, además de encargarse de pagar estas mismas en tu nombre.

En Aduaeasy ayudamos a empresas y personas con toda la asesoría y guía paso a paso para realizar sus operaciones de importación o exportación de forma segura y exitosa. Si tienes más dudas acerca de cómo puede ayudarte una agencia aduanal o estás en busca de una, no dudes en contactarnos.

Actualizado el 21 de marzo de 2024 | ZP